Google Apps FAQ

為提供大家更穩定、快速、方便的電子郵件平台,郵件系統將轉移至Google Apps for Business (也就是企業版Gmail,以下簡稱Gmail) 


登入帳號:您的email

密碼:同公司電腦登入帳號/密碼,但若您的密碼少於8字元,需於密碼後補上x,以補滿8字
(因系統限制密碼最短為8字元,例如原密碼為apple,則須用applexxx做為登入密碼)

Gmail 完整說明 (可在網頁下方選擇顯示語言)



Gmail Frequently Asked Questions (Gmail FAQ)

Q1: Gmail能否搜尋附件內容?
A: Gmail目前支援搜尋的附件格式有:txt, html, pdf, doc, ppt (Gmail似乎也能搜尋圖形檔(例如gif, jpg)中的文字) 說明


Q2: 如何更改Gmail登入密碼?
A: 登入Gmail後至設定、帳戶、變更帳戶設定:變更密碼和安全性選項 設定。


Q3: 如果我的Gmail儲存空間滿了(到達25 GB),會發生什麼事?
A: 如果達到Gmail儲存空間上限,所有新寄來的電子郵件都會遭到退回。這表示收件匣已滿,無法接收新的電子郵件。


Q4: 我的信箱快滿了,如何將Gmail郵件移到我的電腦保存?
A: 請用Google Apps Sync for Microsoft Outlook 將Gmail的郵件同步至Outlook,
再使用Outlook封存功能,將舊郵件封存(備份)至PST檔 說明 
1. 安裝Google Apps Sync:下載
(亦可至「Z:\總企部\CIS電腦部份\電腦軟體\Google Chrome」下載所需檔案)
2. 執行「Google-Apps-Sync-PST-path.reg」以設定Sync的PST儲存於D:\Outlook
3. 執行「Outlook2003-PST-50G-Limit.reg」以提升PST檔案大小至50GB(原限制20GB)
4. 執行開始,Google Apps Sync,設定1位「Google Apps Sync」使用者,輸入Gmail帳號/密碼。每次開啟Outlook,Google Apps Sync會自動同步資料。
5. 由於Google Apps Sync預設僅同步1GB郵件,請至Windows 系統匣中,按一下 Google Apps Sync 圖示,選擇 [設定信箱空間限制],選擇無限制。

註:關於Google Apps Sync相關說明,請參閱以下Apps Sync FAQ


Q5: 何謂設定郵件委派?如何設定? 完整說明
A: 用途:在您出差、請假或不方便處理郵件時,可將Gmail 帳戶的存取權委派給其他同事,讓對方代替您處理郵件。
其他人使用您帳戶傳送的所有郵件,不僅會列出您的名稱,還會列出該使用者的名稱,因此寄件者會顯示為:<您的名稱> (由 <委派對象> 傳送) 介紹影片(2:00) 英文


Q6: 如何於Gmail中,使用FaxMaker發送傳真
A: 由於郵件架構改變,FaxMaker無法由Gmail接收傳真文件,您須使用公司電腦執行FaxMaker Client發送傳真。
請先至控制台,新增移除程式,移除FaxMaker Client,
再到 [Z:\總企部\CIS電腦部份\電腦軟體\FaxMaker Client\] 執行 faxclient.exe 重新安裝FaxMaker Client:
安裝時選擇[User FaxMaker New Fax form],下方[Use Outlook address book]不要勾選,Next
選擇[ISP or SMTP/POP3 Mail server],Mail server name:填入192.168.1.251, Next,Next,Next, Finish。

日後FAXMaker僅能於公司電腦使用:
先將要發送的文件列印至FAXmaker印表機,出現FaxMaker Fax Message Form視窗,
輸入對方傳真號碼,按左上方[Send]按鈕,即可發送傳真。


Q7: 我發出的郵件除了出現在[寄件備份],為何還會有所屬部門的標籤?
A: 不同於Outlook的規則只作用在收到的郵件。
Gmail的篩選器除了作用在收到的郵件,也會對寄出的郵件進行篩選。
若不希望發出的郵件有所屬部門的標籤,請至設定,篩選器,編輯所屬部門篩選器,將您的email從該篩選器中移除。


Q8: 收到的郵件文字顯示為亂碼?說明
A: 當您檢視 Gmail 的郵件時,Gmail會先判斷寄件者所使用的編碼,然後顯示郵件。如果 Gmail 無法正確偵測郵件編碼,就無法正確顯示該郵件。目前Gmail的工程師正設法找出這個問題的解決方案。在這段期間內,您可以開啟原始檔來檢視郵件,方法如下:
開啟您要檢視的郵件所在的會話群組。
在郵件窗格右上方,按一下 [回覆] 旁的向下箭頭。
按一下 [郵件文字變成亂碼?],出現新視窗,開啟Google Chrome右上方的扳手圖示,
選取 [工具] > 編碼,從選項清單中選擇可能的編碼。
例如Ao Hong Ma發出的亂碼郵件選擇Chinese Simplified (GBK)或Chinese Simplified (gb18030)皆可正常顯示。


Q9: 翻譯軟體(例如Dreye)無法在Gmail查詢單字?
A: 多數翻譯軟體無法查詢Google Chrome顯示的文字……
可改用Google Dictionary Extension (僅顯示翻譯) 
安裝網頁 ←請用Google Chrome開啟此網頁,才能安裝該擴充套件。
於Google Chrome安裝此擴充功能後,便可「以滑鼠雙擊」方式查詢單字;也可「翻譯滑鼠選取的單字、段落」。


Q10: 我設定了簽名,但回信時不會顯示簽名?
A; Gmail預設將簽名放在郵件末端,因此回信時簽名會顯示在引用文字之後。


Q11: 回信時,Gmail會把簽名放在引用文字之後,能否讓簽名顯示在引用文字前,並移除顯示在簽名前的"--" ?
A: 請至 Gmail,設定,研究室,啟用Signature tweaks(調整簽名)。


Q12: 能否調整撰寫郵件的預設文字樣式?
A: 請至 Gmail,設定,研究室,啟用Default Text Styling(預設文字樣式),便可於設定,一般,依您的偏好更改預設文字樣式。


Q13: 如何建立聯絡人群組,方便將郵件發給一組特定的收件人?


Q14: 如何在Android, iPhone等智慧手機讀取Gmail?
Andorid 建議使用native Android apps 同步郵件、行事曆、聯絡人 說明
iPhone 建議使用Gmail for iOS 同步郵件 說明 使用Google Sync 同步行事曆、聯絡人 說明
其它手機:開啟此網站,左方點選Gmail,於右方Mobile Setup選擇您的手機,依說明設定。


Q15: 為什麼有些郵件會被標示為垃圾郵件?
A: Gmail 的自動化系統會識別含有病毒與可疑的郵件、找出郵件的共通模式,並試著瞭解跟您一樣的 Gmail 使用者通常會將哪些郵件標示為垃圾郵件,藉此偵測出垃圾郵件。
當您按一下 [垃圾郵件] 標籤並開啟其中的郵件,將在頂端看見一則簡短的說明,告知您該郵件為何會歸類為垃圾郵件。這項資訊有助於避免使用者再次收到具有潛在危險性及詐騙郵件,也讓他們進一步瞭解某些郵件會被歸類 (或不被歸類) 為垃圾郵件的原因。
如果您發現郵件被誤判為垃圾郵件,可以取消該郵件的標示。請選取郵件,然後按一下畫面上方的 [非垃圾郵件] 按鈕。取消標示的郵件會自動移到您的收件匣。


Q16: 已將郵件回報「垃圾內容」,為何該郵件還會出現在我的收件匣?
A: 如果您已將來自相同寄件人的數封郵件回報為垃圾郵件,系統就會透過您的行為得知此情況,因此即使您並未主動回報,我們仍會繼續將該寄件人的郵件送至「垃圾郵件」資料夾。
假設您的篩選器將某封經系統識別為垃圾郵件的郵件移至收件匣時,該郵件頂端會顯示一則簡短的說明,告知您該郵件不被歸類為垃圾郵件是因為您設定的某個篩選器造成;如果您要將這些郵件置於「垃圾郵件」資料夾中,建議您更改篩選器設定。說明
另外,您可設定篩選器,將不想要的郵件直接「刪除」說明


Q17: 某些寄件者的郵件總是被誤判為垃圾郵件?
A: 如果您發現某些寄件者的郵件總是被誤判為垃圾郵件,可將對方的電子郵件地址新增到您的通訊錄。除非我們非常確定是垃圾郵件,否則只要來自於您通訊錄清單中成員的郵件,Gmail 會將這些郵件一律寄送到您的收件匣。某些來自於您聯絡人的郵件很明顯屬於垃圾郵件,這時系統會將這類郵件直接送到 [垃圾郵件] 資料夾中。更重要的是,在某些情況下,系統不會將來自您聯絡人的可疑郵件傳送到 [垃圾郵件] 資料夾,但會以紅色警告橫幅標示。舉例來說,您的朋友或聯絡人的帳戶已遭盜用/入侵且不斷傳送詐騙郵件時,系統即會加上此標示。說明
另外,您可設定篩選器,讓特定寄件者的郵件「不要將它傳送到垃圾郵件」


Q18: 如何將一封郵件存在電腦上?
A: Gmail尚未提供該功能。但可透過以下方法將郵件存檔:
在郵件窗格右上方,按一下 [回覆] 旁的向下箭頭。
按一下 [顯示原始郵件],出現新視窗,按下[ctrl-s],出現存檔視窗,選擇存放位置、輸入檔名,並在檔名後加上.eml,按下儲存,便可將該郵件存在電腦。

註:儲存的郵件(.eml檔)預設由Outlook Express開啟,您可至「Z:\總企部\CIS電腦部份\電腦軟體」執行「eml-Outlook2003.reg」,便可改由Outlook開啟。


Q19: 如何將多封郵件,一次轉寄?
A: 請參考上述「 如何將一封郵件存在電腦上?」 說明,將要轉寄的郵件存檔,再以附加檔案的方式,將多個存檔郵件(.eml檔) 附加在同一封郵件中,寄給對方。


Q20: 發出的郵件,能否回收?
A: 無法回收…
若您經常在郵件發出後數秒內,想要取消傳送,可至研究室啟用「取消傳送(Undo Send)」。
啟用該功能後,當您按下 [傳送] 後,Gmail上方會顯示的「取消傳送」選項,此時按下該選項便可取消傳送。
您可於一般設定中,調整取消傳送期限(可選擇5, 10, 20, 30秒)。


Q21: Gmail 郵件是否可設定寄出郵件的優先等級?(高優先順序、中優先順序、低優先順序)
A: Gmail不提供該功能。
郵件是否高優先,應該收件人決定;收件人通常都要看郵件主旨(或內文)才能判斷該郵件是否需立即讀取、回覆。
若希望對方立刻讀取您的郵件,建議在郵件標題前加上 URGENT,較能吸引對方注意。


Q22: 開啟Outlook時,出現無法取得Microsoft Exchange Server 錯誤訊息?
A: Outlook開啟後,會自動連上公司的Exchange Server。由於公司的Exchange Server已除役,因此Outlook出現該錯誤訊息。
請依以下步驟關閉Outlook設定:(關閉該設定後,您依然可在Outlook讀取舊郵件;但無法在Outlook發送郵件)
開始,控制台,郵件,按下「電子郵件帳號」,選擇「檢視或變更現有的電子郵件帳號」,下一步,左邊選擇「Microsoft Exchange Server」,右邊按下「移除」,按下「是」,完成。之後開啟Outlook就不會出現該錯誤訊息。


Q23: Gmail寄件者時區中,紅色、綠色的電話標誌代表什麼?
A: 在Gmail研究室啟用「寄件者時區」後,在郵件的詳細資料中,可看到兩種時間,一個是「傳送時間(就是郵件寄給您的時間,以您所在時區為準)」,另外一個則是顯示「寄件者所在地目前時間」!雖然您看信的時間可能是白天,但您可能忘記或不知道現在寄件者那邊或許已經是深夜凌晨…您可透過Gmail這個新增的時間資料,在回覆或回電前知道「現在」對方時間!這樣才不會不小心打擾對方,也不會苦等對方回應。
「綠色」、「紅色」的電話標誌:當對方所在地時間早上九點到下午六點就會被顯示為綠色的工作時間,反之則為紅色的休息時間。


Q24: 如何刪除GMail右側空白欄?
A: GMail不提供設定選項,無法調整…但可先安裝 Tampermonkey (for Chrome) 或 Scriptish (for Firefox)後,再安裝Gmail Preview Pane Extend,即可取消顯示GMail右側空白欄


Q25: 能否調整GMail附件預覽縮圖大小?
A: GMail不提供設定選項,無法調整…但可先安裝 Tampermonkey (for Chrome) 或 Scriptish (for Firefox)後,再安裝Mouseover Popup Image Viewer即可在滑鼠移至預覽縮圖上時,顯示較大縮圖。


Q26:我收不到任何寄至群組的郵件?
A: 請到此更新電子郵件拒收狀態,更多說明


Google Apps Sync Frequently Asked Questions (Apps Sync FAQ)

Q1: 如何在Outlook中,使用自訂的寄件者地址傳送郵件?
A: 若已在Gmail [設定] > [帳戶] 標籤,設定[以這個地址寄送郵件]。
則在Outlook撰寫郵件時,可在「寄件者」欄位填入「自訂的寄件者地址」。
若[寄件者] 欄位留白,則收件者看到寄件者會是您Gmail的預設地址。說明


Q2: 我已在Gmail設定一個「自訂的寄件者地址」(例如chtrg@hcm.com.tw),部門同事也設定同一個「自訂的寄件者地址」。
當他以該帳號發送郵件,並CC至該「自訂的寄件者地址」時,該郵件會出現在我的寄件備份?
A: 這是正常的。您(或其他人)從第三方應用程式傳送給自己的郵件,會在 Outlook [寄件備份] 資料夾中標示為「已讀取」,就算實際上您並未在 Outlook 開啟郵件。不過,這類郵件一律會在您主要收件匣中顯示為「未讀取」(直到您開啟這些郵件為止)。說明


Q3: 為何會在兩個不同的資料夾中看到同一封郵件?
A: 郵件並未重複,這是因為您在 Gmail 中指派了兩個標籤給該郵件,因此 Outlook 會在每個相應的資料夾中顯示該郵件 (提醒您,Outlook 中的資料夾與 Gmail 的標籤兩者間相互對應,而且一封郵件可以擁有多個標籤)。您可以在兩個資料夾中各保留有一份備份,方便日後搜尋。
若不希望同一封郵件出現在兩個資料匣...請勿刪除「重複」的郵件,除非...您從 Outlook 的資料夾刪除郵件後,系統也會從其他資料夾中刪除該郵件,但這可能不是您想要的結果。
如要從某個資料夾中移除郵件,但不希望從其他資料夾中移除該郵件,請將郵件從資料夾中拖曳到 Outlook 的「Archive」資料夾(這與在 Gmail 中移除郵件標籤一樣)。您也可以按下 Shift-Delete 鍵,將該郵件從您指定的資料夾中移除。透過上述方法移除郵件之後,您仍可以從其他資料夾使用該郵件。說明


Q4: 對方收到我從Outlook發出的郵件,但收件人名稱顯示??? (三個問號)
A: 當您在 Outlook 使用自訂的寄件者地址傳送郵件時,如果其中包含非英文的字元,除非您同時在郵件的主旨中加入非英文字元,否則收件者看到的這些字元會顯示成問號 (???) 說明





Gmail基本概念:

不同於Outlook使用資料匣管理、分類郵件;Gmail使用標籤管理郵件:

Outlook Gmail
使用資料匣管理郵件 使用標籤管理郵件
顯示資料匣郵件 搜尋、列出含有該標籤的郵件
每封郵件僅能存在一資料匣每封郵件可有多個標籤


每封郵件可進行的動作:

加上星號用來標示特定的郵件讓您特別留意,也可做為提醒圖示,方便您將日後需要後續處理的郵件加以標示。

建立標籤:將郵件分門別類,例如:工作、家人、待辦事項、日後閱讀、笑話、發票以及其他所需的類別。
標籤除了具備資料夾的各項功能,還有一個額外優點:您可為同一個郵件加上多個標籤

● 封存:將郵件從收件匣移到[所有郵件]標籤中妥善保存。
您再也不必應付收件匣塞滿各種郵件的麻煩,而且如果您六年後突然需要查閱這些郵件,還是可以把它們找出來! 

● 垃圾內容:將郵件移至[垃圾郵件]匣,並向Google檢舉其為垃圾郵件。

● 刪除:如果您很肯定某封郵件再也沒有用處,可以按一下 [刪除] 按鈕,將該郵件傳送到[垃圾桶]

註:在[垃圾桶]、[垃圾郵件] 中的郵件會保留約 30 天,之後即會自動清空並且永久刪除。

● 郵件是否能送達 Gmail 使用者收件匣的兩個重要因素:
使用者的「聯絡人」清單中列有該寄件者的地址。
使用者曾點擊 [非垃圾郵件],告知 Gmail 他想收到來自該地址的郵件。


Gmail限制:

● 信箱大小:25 GB 

● 附件大小:20 MB 完整說明
為了防止病毒,Gmail禁止使用者收發執行檔 (例如副檔名為com, exe, vbs等檔案),即使這些類型的檔案是以壓縮 (.zip) 格式傳送,Gmail 也不接受這類檔案。
若您要發出的郵件含有這類檔案,傳送郵件前,Gmail會顯示錯誤訊息,告知不允許發送執行檔。
如果有人傳送這類檔案的郵件到您的 Gmail 帳戶,系統會將郵件退回寄件者。

若需發送執行檔(例如將新版ENOA發給屬輪),變通方法是在檔名後增加「.doc」,再用zip加密壓縮,才能發出。
例如附件「noad-uscg.exe」需改名為「noad-uscg.exe.doc」,再用zip加密壓縮。
請記得在郵件內文附上解壓縮密碼,並提醒對方,附檔解壓縮後,需更改檔名 (例如去掉檔名最後的「.doc」)才能開啟該檔案。

● 郵件標籤(Label): 無數量限制 但標籤數目超過 500 個,Gmail運作速度可能會明顯變慢 說明
標籤長度:255字元

● 篩選器(Filter): 無數量限制,但只有 20 個篩選器可以轉寄至其他地址 完整說明
提醒:篩選器中,可使用 AND(一定要大寫), OR(一定要大寫), - 做為尋找條件 可用運算子
更多運算子 說明
size: lets you "search for messages larger than the specified size in bytes" [size:512000]
larger:, smaller: are similar to size:, but they allow abbreviations like K, M for KB, MB [smaller:1M] [larger:500K]
older_than:, newer_than: are great for restricting Gmail results to recent or old messages. [older_than:2y] [newer_than:1m] [newer_than:3d]
has:userlabels, has:nouserlabels are useful for finding messages that have or lack user-defined labels
+ (plus sign) added before a word excludes messages that match related words
rfc822msgid: is a more advanced operator that lets you find a message by the message-id header

若搜尋條件是一個詞,例如 new ambition,請用"new ambition"代表一個詞,
若輸入new ambition(未使用雙引號),則代表尋找new或ambition。
例:要將New Ambition發回公司的Email, Fax, Inm-C信文,及所有提到"new ambition"的郵件,通通加上New Ambition標籤
只要使用關鍵字「newambition OR "new ambition" OR 435687910 OR 764843112 OR 783157352」,便可找出所有信文(如下圖)


● 聯絡人:25,000筆 名額限制
Google Apps Directory:公司(整個網域)的聯絡人清單,Google Apps帳戶管理員負責管理。
我的聯絡人:使用者管理的個人聯絡人,不對外公開,也無法與其他使用者共用。可透過聯絡人委派讓其它同仁存取你的聯絡人。

● 其它限制:每天可傳送的郵件數量、每封郵件的收件者人數等限制 說明

● 群組限制:Google Group message limit 說明


Google Chrome安裝(每部電腦需設定一次)

Gmail配合Google Chrome瀏覽器,能發揮最佳效能,
若電腦沒有Google Chrome,請至此點選「下載Google Chrome」,依畫面提示安裝。
再安裝Google Apps desktop features,以建立Google Mail, Google Docs, Google Calendar捷徑。


Gmail環境設定(僅需設定一次)

● 一般設定:語言(設定顯示中文)、頁面大小上限(每頁顯示100個會話群組)、按鈕標籤(選擇文字)

● 啟用研究室附加功能:
請於Google Apps畫面,按下右上齒輪,選擇Settings(設定),選擇Labs(研究室),啟用(Enable)以下功能,方便相關作業
Google Docs previews in mail(在電子郵件中預覽 Google 文件)
Inserting images(插入圖片)
Mark as Read Button(標示為已讀取按鈕)
Preview Pane(預覽窗格)
Sender Time Zone(寄件者時區)
Unread message icon(未讀取郵件標示)

● 標籤:新增「5HCM」、「7Fleet」

● 匯入部門、屬輪篩選器:
此檔為「公司各部門、及各屬輪」篩選器 (For FMG成員)
此檔為「公司各部門」篩選器 (For 非FMG成員)
下載後於 Gmail、設定、 篩選器、按下畫面下方「匯入篩選器」、依畫面顯示選擇剛剛下載的檔案、按下「開啟檔案」、等待篩選器載入後,勾選畫面下方「 將新篩選器套用到既有的電子郵件」、按下「建立篩選器」、完成。
匯入篩選器後,Gmail便可自動分類日後收到的部門、屬輪等郵件。

● 安裝Google Apps Migration for Microsoft Outlook:將Outlook的郵件、通訊錄、行事曆、工作、記事遷移至Gmail:下載 說明

● 開啟兩步驟驗證、強化帳戶安全 (若您經常使用公共電腦登入Google Apps、建議開啟該選項)
開啟本選項後,登入Google Apps時,除了輸入您的帳號密碼,還需輸入一「驗證密碼」。Google會將該「驗證密碼」以簡訊電話語音方式,傳至您的手機。因此即使它人知道您的帳號密碼,但沒有您的手機,依然無法登入您的帳戶。
如要啟用兩步驟驗證,請按照兩步驟驗證設定網頁所列的步驟操作。

● 使用部門信箱回覆郵件:
例如業務部同仁使用「chtrg@hcm.com.tw」做為寄件人,對方回信時,部門同仁都能收到該郵件。
設定路徑:Gmail、設定、帳戶、以這個地址寄送郵件:新增chtrg@hcm.com.tw。
並於回覆郵件時:勾選「來自和郵件傳送地址相同位置的回覆」
日後撰寫、回覆郵件時,可選擇變更寄件者地址。



其它資訊

● 行事曆:
日曆資源:讓使用者透過日曆預訂的資源,例如會議室、出差手機、公務車 說明

● 關於編輯簽名檔 說明

● Google Drive(雲端硬碟):提供5GB 儲存空間 文件檔案大小限制
將檔案或資料夾上載到「Google 雲端硬碟」後,便可隨時隨地透過任何電腦存取您的檔案和資料夾。直接與他人共用檔案和資料夾,無需使用電子郵件附件傳送 說明
如何將 Google 文件同步到電腦? 說明